سازمان‌ها به روابط عمومی‌های حرفه‌ای نیاز دارند

هفت‌برکه: ۲۷ اردیبهشت‌ماه روز جهانی ارتباطات و در ایران به عنوان روز روابط عمومی شناخته می‌شود. احمدرضا خودکامه که تجربه بیش از ده سال حضور در روابط عمومی‌های مختلف را دارد و تنها گراشی دانش‌آموخته در رشته «کارشناسی روابط عمومی حرفه‌ای – امور رسانه» است، در یادداشتی از اهمیت جایگاه روابط عمومی در سازمان‌ها و ادارات نوشته است. جایگاهی که می‌تواند برخی از مشکلات اساسی ادارات در ارتباط با مردم را مدیریت کند و در دید وسیع‌تر، نارضایتی از دولت و حاکمیت را کاهش دهد.

گریشنا- احمدرضا خودکامه: پیش‌تر رسانه‌ها و جامعه بر موضوع اطلاعات تاکید داشتند که از آن دوره به عنوان «عصر اطلاعات» نام برده می‌شد. قَرنی که اطلاعات بر سایر شاخص‌های جامعه ترجیح داده می‌شد. اما صرف داشتن اطلاعات بدون مولفه‌های دیگر نظیر ارتباطات، کاربرد آن را محدود می‌کرد.

چیزی که امروزه در کنار اطلاعات، برای بشر مهم‌تر است، ارتباطات است و اگر بگوییم امروزه عصر، عصرِ ارتباطات است، نمود واقعی‌تر و ملموس‌تری خواهد داشت. وجود برنامه‌های مختلف ارتباطی، پیام‌رسان‌ها و فضای مجازی که به دغدغه اصلی مردم دنیا بدل شده است، گواه این ادعا است.

ارتباطات و روابط عمومی را می‌توان از جنبه‌های مختلف بررسی و معرفی کرد. به طور مثال روابط عمومی یک ویژگی انسانی است که هر فرد بیشتر از آن برخوردار باشد، در زندگی خود موفق‌تر است. اما به جز جنبه عمومی موضوع، در این یادداشت قصد داریم شما را مختصری با جایگاه روابط عمومی در سازمان‌ها، نهادها، ارگان‌ها و… آشنا کنیم.

نخستین روابط عمومی در ایران از سال ۱۳۳۲ در شرکت نفت ایران شروع به کار کرد. روابط عمومی‌ها در آغاز با نام تبلیغات و انتشارات و یا انتشارات و اطلاعات فعالیت می‌کردند. تا اینکه بعد از نیم قرن از فعالیت روابط عمومی در ایران، سال ۱۳۸۶ پس از تصویب هیئت دولت، روز ۲۷ اردیبهشت‌ماه روز ارتباطات و روابط عمومی نامگذاری شد.

چرا باید روابط عمومی‌ها را جدی گرفت؟

اما روابط عمومی چیست؟ برای این پرسش، پاسخ‌های مختلفی را می‌توان ارائه داد. روابط عمومی پُلی است بین سازمان و مخاطبان که از یک سو برنامه‌ها و اهداف سازمان را برای مردم تشریح می کند و از سوی دیگر نماینده مردم در سازمان است.

مدیران روابط عمومی در سازمان‌ها از وظایف بسیار مهمی برخوردارند. اما متاسفانه برخی از مدیران که شناخت درستی از جایگاه روابط عمومی ندارند، گاهی کارمندانی که از توانایی کمتری برخوردار هستند را به این واحد منتقل می کنند و انتظارشان از روابط عمومی صرفاً چاپ آگهی و تبلیغات و برگزاری مناسبت‌هاست. غافل از این که روابط عمومی‌های قوی و کاربلد می‌توانند افکار عمومی و دید مثبت مردم و مخاطبان را نسبت به عملکرد دستگاه‌های اجرایی افزایش دهند.

افراد شاغل در روابط عمومی‌ها باید از تجربه، تخصص، درایت و آگاهی کافی نسبت به وظایف و حوزه سازمانی خود برخوردار باشند و اطلاعات کافی درباره مسائل خاص اداره خود داشته باشند. وقتی واحد روابط عمومی به دلیل نیروهای ضعیف و ناآگاه در یک اداره جایگاه خود را از دست داد، به بیراهه کشیده می‌شود و رییس آن اداره یا سازمان به دلیل بی‌اعتمادی به کارایی روابط عمومی، کار روابط عمومی را عملا فراموش یا در بهترین حالت آن را به منشی یا مدیر دفتر خود واگذار می‌کند.

موفقیت یا عدم موفقیت یک مجموعه در ارتباط‌گیری با مردم و مخاطبان موضوع مهمی است که مستقیماً به کارشناسان روابط عمومی برمی‌گردد. اگر یک اداره یا مجموعه در اذهان عمومی کارنامه قابل قبولی ندارد، می‌توان گفت یکی از علل اصلی آن ضعف در حوزه روابط عمومی است. چه بسا مجموعه‌ای ضعیف‌تر وجود داشته باشد اما با روابط عمومی قوی‌تر، خود را در اذهان مردم موفق‌تر نشان بدهد. اینجاست که گفته می‌شود روابط عمومی آیینه تمام‌نمای یک مجموعه است.

در ساختار روابط عمومی‌های دستگاه‌های اجرایی، ضعف نیروی انسانی آگاه و متخصص آشکار است و برخی افرادی که در روابط عمومی‌ها به کار گرفته می‌شوند ناآشنا به فوت و فن این حرفه هستند و در بیشتر موارد با رسانه و اقتضائات آن بیگانه‌اند.

روابط عمومی یک دانش تخصصی 

برای برطرف کردن مشکلات روابط عمومی‌ها باید دو مشکل اصلی یعنی تغییر دیدگاه مدیران و توانمندسازی کارکنان روابط عمومی‌ها محقق شود. نداشتن نگاه تخصصی نسبت به حوزه روابط عمومی‌ها باعث شده تا پشتوانه علمی و تخصصی آن آسیب ببیند.

کارشناسان روابط عمومی همواره نیازمند آموزش هستند تا در کنار تجربیات خود با فنون و روش‌های علمی روز دنیا نیز آشنا شوند و و در فعالیت خود به کار گیرند.

روابط عمومی امروزه به عنوان یک رشته مهم آکادمیک شناخته می‌شود که در دانشگاه‌های مختلف دولتی، آزاد، علمی کاربردی و پیام نور تدریس و علاقه‌مندان فراوانی دارد. تحصیل در رشته روابط عمومی می‌تواند کمک شایانی باشد برای آنهایی که به این حرفه علاقه‌مند هستند، حتی اگر افراد در جایگاه شغلی دیگری نیز به کار گرفته شوند بسیاری از دروس کاربردی این رشته از جمله مخاطب‌شناسی، فن بیان و… قابل استفاده در ارتباطات سازمانی و در زندگی روزمره نیز است.

روابط عمومی هر مجموعه باید در راستای احقاق حقوق مردم و پیگیری حل و فصل مشکلات آنان تلاش کند که این مهم از طریق مخاطب‌شناسی و افکارسنجی حاصل می‌شود.

مدیران روابط عمومی برای موفقیت در امور خود باید دارای ویژگی‌های خاصی از جمله: دانش و مهارت تخصصی، داشتن سوابق تجربی موفق، توانمندی‌های فردی همچون سخنوری، قدرت بیان، شجاعت، سعه صدر و شفافیت، و اخلاق و منش متناسب با حرفه خود باشند.

مردم و روابط عمومی‌ها

اما مردم باید چه انتظارات و توقعاتی از روابط عمومی ها داشته باشند؟ همانگونه که پیش‌تر نیز گفته شد، روابط عمومی به عنوان نماینده مردم در سازمان حضور دارد یا به عبارتی گفته می‌شود روابط عمومی وکیل سازمان در بین مردم است و به نوعی مدعی العموم در سازمان، که یک نقش دوطرفه را ایفا می کند.

مردم می‌توانند از کانال روابط عمومی‌ها، انتقادات، پیشنهادات، درخواست‌ها و پرسش‌های خود را مطرح کنند و در مقابل، انتظار پاسخگویی مناسب و حرفه‌ای از سوی مدیران روابط عمومی داشته باشند.

در پایان لازم است مجدداً یادآوری شود؛ در دنیایی که عصر اطلاعات و ارتباطات نام گرفته است توجه به جایگاه روابط عمومی از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است و سازمانی و مدیری موفق‌تر است که روابط عمومی متخصص و کاربلد داشته باشد. معرفی کامل وظایف روابط عمومی‌ها، برنامه‌ریزی در روابط عمومی، آسیب‌های روابط عمومی، راهکارهای موجود، چگونگی ارتباط موثر با مخاطب، ارتباط روابط عمومی‌ها با رسانه‌ها و برگزاری برنامه‌ها از جمله موضوعاتی است که نیاز به یادداشت‌هایی جداگانه دارد که در اینجا بیش از این فرصت نیست.